Referat Organizacyjny /OR-I/

Wojska Polskiego 15
I piętro , biuro nr 13  
tel. +48 34 350 57 10 wew. 500, 143, 148
Email: um@gorzowslaski.pl

Kierownik Referatu - mgr Marcin Grabowski

Zadania Referatu Organizacyjnego :

• Obsługa Rady Miejskiej:
  a. obsługa merytoryczna, organizacyjno- techniczna i kancelaryjno – biurowa Rady Miejskiej, Komisji Rady
  Miejskiej oraz doraźnych komisji powołanych przez Radę,
  b. prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji radnych oraz wniosków i postulatów mieszkańców,
  wpływających do Rady Miejskiej,
  c. prowadzenie rejestru uchwał Rady i przesyłanie ich organom nadzoru,
  d. publikacja w Dzienniku Urzędowym Województwa Opolskiego, w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na
  tablicy ogłoszeń Urzędu uchwał Rady,
  e. prowadzenie ewidencji Radnych,
  f. nadzór nad terminowością i kompletnością składanych przez Radnych „Oświadczeń majątkowych” i
  przesłanie ich do odpowiednich organów,
  g. wykonywanie prac związanych z wyborami ławników sądowych.

• Kadry:
  a. prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, mianowaniem, powoływaniem, zwalnianiem i
  odwoływaniem pracowników samorządowych oraz dyrektorów podległych jednostek organizacyjnych,
  b. prowadzenie akt personalnych pracowników Urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy,
  c. prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą pracowników na stanowiskach urzędniczych,
  d. realizacja przepisów ustawy o pracownikach samorządowych oraz kodeksu pracy (m.in. sprawy płacowe,
  urlopy pracownicze, renty, emerytury, sprawy socjalne),
  e. prowadzenie spraw dotyczących okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników,
  f. organizowanie szkoleń i dokształcania pracowników Urzędu oraz prowadzenia praktyk uczniowskich,
  g. prowadzenie spraw w zakresie przyznawania nagród, odznaczeń państwowych, medali i odznak dla
  pracowników Urzędu,
  h. prowadzenie dokumentacji kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

• Sprawy administracyjno- organizacyjne:
  a. prowadzenie Obsługi kancelaryjno- biurowej Urzędu w tym m.in.:
  - przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji wpływającej do Urzędu,
  - uzgadnianie terminów przyjmowania interesantów zgłaszających się do Burmistrza, Zastępcy Burmistrza
  lub Sekretarza,
  - prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie realizacji zadań referatu,
  - obsługa poczty e-mail i ePUAP, faxów, radiotelefonu, centrali telefonicznej,
  - przekazywanie właściwym referatom i samodzielnym stanowiskom zadekretowanej korespondencji,
  - nadzór nad prawidłowym nadawaniem numerów pism przez poszczególne referaty,
  - wysyłanie korespondencji wychodzącej z Urzędu,
  - gospodarowanie pieczęciami, pieczątkami i tablicami urzędowymi,
  - prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza,
  - prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz petycji,
  - bieżąca kontrola terminowego załatwiania skarg i wniosków,
  - obsługa narad Burmistrza z kierownikami referatów i dyrektorami jednostek organizacyjnych,
  b. Prowadzenie archiwum zakładowego.

• Sprawy gospodarcze:
  a. bieżące utrzymanie czystości i porządku w budynku Urzędu,
  b. nadzór i organizacja pracy pracowników obsługi,
  c. bieżące usuwanie usterek i awarii,
  d. zabezpieczenie budynku i pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem pomieszczeń serwerowni, kasy
  oraz archiwum zakładowego i archiwum Urzędu Stanu Cywilnego,
  e. sporządzanie zapotrzebowania materiałowo – technicznego na cele administracyjne.

• Gospodarka środkami trwałymi:
  a. prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, będących na stanie
  Urzędu, w tym przekazanych do użytkowania jednostkom pomocniczym lub organizacyjnym,
  b. nadawanie numerów inwentarzowych nowym środkom trwałym,
  c. bieżące prowadzenie kart środków trwałych,
  d. ścisła współpraca z Referatem Finansowym oraz z pozostałymi referatami w zakresie środków trwałych.

• Prowadzenie całokształtu spraw związanego z ubezpieczeniem mienia Gminy.

• Przyjmowanie oświadczeń woli, zeznań świadków:
  a. sporządzanie protokołów zeznań świadków,
  b. przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy.

• Wybory sołtysów, rad sołeckich i zarządów osiedli:
  a. przeprowadzenie wyborów sołtysów, rad sołeckich i zarządów osiedli,
  b. prowadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z wyborami sołtysów, rad sołeckich i zarządów osiedli.

• Obsługa teleinformatyczna:
  a. utrzymanie w odpowiednim stanie technicznym sieci i sprzętu komputerowego,
  b. przygotowanie procedur dotyczących obsługi systemów komputerowych oraz dokumentacji dla
  użytkowników,
  c. przestrzeganie i kontrolowanie wdrożonej polityki bezpieczeństwa, dotyczącej użytkowania urządzeń IT,
  d. przeprowadzanie analiz sprzętu oraz systemów komputerowych wymaganych do konkretnych
  zastosowań,
  e. planowanie podziału zasobów komputerowych na podstawie planu informatyzacji Urzędu oraz
  przydzielenie zasobów w celu optymalnego ich wykorzystania,
  f. wspieranie użytkowników systemów komputerowych oraz rozwiązywanie problemów technicznych
  zgłaszanych przez użytkowników,
  g. wdrażanie nowych rozwiązań, technologii oraz rozwijanie funkcjonalności obsługiwanych systemów,
  h. współpraca z zewnętrzną firmą IT w zakresie realizacji i koordynacji działań.

• Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie realizacji zadań referatu.