Referat organizacyjny OR-I

Wojska Polskiego 15
I piętro , pok. 13, 13a, 13b, 14 
tel. +48 34 350 57 10 wew. 500, 143, 148
Email: um@gorzowslaski.pl

Kierownik Referatu -  mgr inż. Marian Grajcarek

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:

Obsługa Rady Miejskiej:

• Obsługa merytoryczna, organizacyjno-techniczna i kancelaryjno – biurowa Rady Miejskiej, Komisji Rady Miejskiej oraz doraźnych komisji powołanych przez Radę,
• prowadzenie korespondencji Przewodniczącego Rady,
• prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji radnych oraz wniosków i postulatów mieszkańców, wpływających do Rady Miejskiej,
• prowadzenie rejestru uchwał Rady,
• przesyłanie uchwał Rady organom nadzoru,
• publikacja w Dzienniku Urzędowym Województwa Opolskiego, w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu uchwał Rady,
• prowadzenie ewidencji radnych,
• nadzór nad terminowością i kompletnością składanych przez Radnych „Oświadczeń majątkowych” i przesłanie ich do odpowiednich organów,
• wykonywanie prac związanych z wyborami ławników sądowych.

Konsultacje społeczne:

• przygotowanie niezbędnej dokumentacji do przeprowadzenia konsultacji społecznych,
• ogłoszenie Zarządzenia Burmistrza o przeprowadzeniu konsultacji zgodnie z przepisami,
• współudział w ustaleniu ogłoszenie wyników konsultacji i ich ogłoszenia,
• prowadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z konsultacjami społecznymi.

Kadry:

• prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem, mianowaniem, powoływaniem, zwalnianiem i odwoływaniem pracowników samorządowych oraz dyrektorów  podległych jednostek organizacyjnych  (w tym: organizacja konkursów na wolne stanowiska urzędnicze zgodnie z obowiązującymi przepisami),
• prowadzenie akt personalnych pracowników Urzędu i dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy,
• prowadzenie spraw związanych z służbą przygotowawczą pracowników na stanowiskach urzędniczych,
• realizacja przepisów ustawy o pracownikach samorządowych oraz kodeksu pracy (m.in. sprawy płacowe, urlopy pracownicze, renty, emerytury, sprawy socjalne),
• prowadzenie spraw dotyczących okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników,
• organizowanie szkolenia i dokształcania pracowników Urzędu oraz prowadzenia praktyk uczniowskich,
• prowadzenie spraw w zakresie przyznawania nagród, odznaczeń państwowych, medali i odznak dla pracowników Urzędu,
• prowadzenie dokumentacji kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

Sprawy administracyjno-organizacyjne:

• prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Urzędu, w tym m.in.:
  
  1. przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji wpływającej do Urzędu,
  2. uzgadnianie terminów przyjmowania interesantów zgłaszających się do Burmistrza lub i Sekretarza,
  3. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie realizacji zadań referatu,
  4. obsługa poczty e-mail i ePUAP, faxów, radiotelefonu,  centrali telefonicznej,
  5. przekazywanie właściwym referatom i samodzielnym stanowiskom zadekretowanej korespondencji,
  6. nadzór nad prawidłowym nadawaniem numerów pism przez poszczególne referaty,
  7. wysyłanie korespondencji wychodzącej z Urzędu,
  8. gospodarowanie pieczęciami, pieczątkami i tablicami urzędowymi,
  9. prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza,
  10. prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
  11. bieżąca kontrola terminowego załatwiania skarg, wniosków i spraw,
  12. obsługa narad Burmistrza z kierownikami referatów i dyrektorami jednostek organizacyjnych,
  13. prenumerata czasopism, wydawnictw fachowych i innych.

•  prowadzenie archiwum zakładowego.

Sprawy gospodarcze:

• bieżące utrzymanie czystości i porządku w budynku Urzędu,
• nadzór i organizacja pracy pracowników obsługi,
• bieżące usuwanie usterek i awarii,
• zabezpieczenie budynku i pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem pomieszczeń serwerowni, kasy oraz archiwum zakładowego i archiwum Urzędu Stanu Cywilnego,
• sporządzanie zapotrzebowania materiałowo – technicznego na cele administracyjne.

Gospodarka środkami trwałymi:

• prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, będących na stanie Urzędu, w tym przekazanych do użytkowania jednostkom pomocniczym lub organizacyjnym,
• nadawanie numerów inwentarzowych nowym środkom trwałym,
• bieżące prowadzenie kart środków trwałych,
• ścisła współpraca z Referatem Finansowym oraz z pozostałymi referatami w zakresie środków trwałych,
• prowadzenie całokształtu spraw związanego z ubezpieczeniem mienia Gminy w ścisłej współpracy z Referatem Inwestycji, Zamówień Publicznych i Planowania Przestrzennego.

Przyjmowaniem oświadczeń woli, zeznań świadków:

• sporządzanie protokołów zeznań świadków,
• przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy.

Wybory sołtysów, rad sołeckich i zarządów osiedli:

• przeprowadzenie wyborów sołtysów, rad sołeckich i zarządów osiedli,
• prowadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z wyborami sołtysów, rad sołeckich i zarządów osiedli.

Obsługa teleinformatyczna:

• utrzymanie w odpowiednim stanie technicznym sieci i sprzętu komputerowego,
• przygotowanie procedur dotyczących obsługi systemów komputerowych oraz dokumentacji dla użytkowników,
• przestrzeganie i kontrolowanie wdrożonej polityki bezpieczeństwa, dotyczącej użytkowania urządzeń IT,
• przeprowadzanie analiz sprzętu oraz systemów komputerowych wymaganych do konkretnych zastosowań,
• planowanie podziału zasobów komputerowych na podstawie planu informatyzacji Urzędu oraz przydzielenie zasobów w celu optymalnego ich wykorzystania,
• wspieranie użytkowników systemów komputerowych oraz rozwiązywanie problemów technicznych zgłaszanych przez użytkowników,
• wdrażanie nowych rozwiązań, technologii oraz rozwijanie funkcjonalności obsługiwanych systemów,
• współpraca z zewnętrzną firmą IT w zakresie realizacji i koordynacji działań.

Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie realizacji zadań referatu.

Obsługa prawna:

• opiniowanie pod względem formalno- prawnym i redakcyjnym projektów i aktów prawnych Burmistrza, oraz projektów uchwał kierowanych pod obrady sesji,
• udzielanie pracownikom Urzędu opinii, porad prawnych i wyjaśnień w dziedzinie stosowania prawa,
• sprawowanie ogólnego nadzoru nad stosowaniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w referatach Urzędu,
• opiniowanie projektów umów i porozumień zawieranych przez Gminę,
• współpraca z zewnętrzną Kancelarią Prawną w zakresie realizacji i koordynacji działań,
• reprezentowanie Gminy przed sądami zgodnie z udzielonymi upoważnieniami i pełnomocnictwami.